Jak robić event zgodnie z trendami w branży?

event z wiedzą / event ekologiczny / event z odpowiedzialnością biznesu

Media pełne są jednorazowych wydarzeń, których budżet można porównać do budżetu małego miasta na cały rok. Wielki happening, pokaz laserowy i pirotechniczny, efekty specjalne, artyści światowego formatu.

Większości firm wystarczą jednak wydarzenia na mniejszą skalę, a tak samo skutecznie podnoszące wizerunek marki, integrujące pracowników, spajające wokół konkretnego celu. Jak „robi” się takie wydarzenia i czy w branży eventowej można wyznaczyć jakieś trendy? Czy imprezy firmowe można organizować bez wielkiego budżetu, wspierając społeczną odpowiedzialność biznesu oraz działania wizerunkowe i public relations firm?

Aspekty dobrego eventu

Można wymienić kilka trendów, które w tej chwili rysują się w branży eventowej. Bo przy organizacji imprezy integracyjnej firmy, imprezy okolicznościowej, koncertu albo uroczystości rodzinnej, a nawet wesela obowiązują niemal te same zasady. Warto zastanowić się, co nas ogranicza, a co sprawia, że możemy zrobić więcej i wyjść poza szablon imprez, które wydarzają się masowo.

Warto wziąć pod uwagę czynniki, które decydują o powodzeniu eventu: budżet, czas, jaki jest potrzebny na zorganizowanie całości, aspekt ekologiczny czy dyskretnie podawany wizerunek marki? Weźmy pod uwagę samo clue wydarzenia: zespół muzyczny, oprawa dźwiękowa i muzyczna, prowadzący, artyści i atrakcje uświetniające imprezę. Wreszcie, kwestia promocji samego wydarzenia: szukać grona odbiorców i docierać do nich za pomocą mediów.

Mały budżet, wielka impreza

Zacznijmy od kwestii zasadniczej. Większość firm przeznacza konkretny budżet na wyjazdy integracyjne, święta pracowników, imprezy integracyjne „after hours” czy nawet śluby i wesela pracowników wyższego szczebla. Nie dziwi więc, że takie wydarzenia obligują do profesjonalnej oprawy muzycznej, wynajęcia ekskluzywnej sali bankietowej i zaangażowania artystów, którzy nadadzą wydarzeniu niepowtarzalny klimat.

Pytanie, na ile jesteśmy w stanie ciąć koszta, żeby jakość imprezy nie ucierpiała. Specjaliści, którzy zajmują się organizacją eventów twierdzą, że wszystko da się pogodzić i na, dajmy na to weselu w Poznaniu managera firmy wystąpi zespół jazzowy wraz z DJ'em za połowę budżetu, jaki musielibyśmy zainwestować w trybie normalnym. Bo event z budżetem „po kosztach” wymaga dłuższego wyszukiwania artystów, zaplanowania występów z dużym wyprzedzeniem, wyborem tańszego miejsca, firmy cateringowej, rezygnacji z „gadżetów” firmy albo ekskluzywnego prezentu na rzecz skromniejszego.

Tu zwyciężają agencje artystyczne z młodymi muzykami, firmy cateringowe o małym doświadczeniu na rynku albo artyści lokalni o mniejszych „nazwiskach” niż te z gazet o wyższych sferach. Jeśli chcemy więc wydać mniej na wesele w Poznaniu, zaangażujmy zespół muzyczny z Poznania, który jednocześnie ma „przyjazny” cennik, firmę cateringową z najbliższej okolicy i wybierzmy miejsce, które nie posiada oszałamiającej ilości gwiazdek, a ma po prostu dobrą reputację wśród klientów.

Event ekologiczny, inaczej zwany green-eventem, to też rodzaj imprezy pochłaniającej mniejszy budżet niż standardowa wersja eventu. Przede wszystkim ten trend dotyczy miejsca (hotele i kluby, gdzie przestrzega się zasad ochrony środowiska, umieszcza miejsce składowania surowców wtórnych albo są to hotele blisko miejsca pracy pracowników), zamawiania produktów cateringowych od firm lokalnych oraz użycie zastawy np. z produktów biodegradowalnych. Wariantem takiego eventu jest wydarzenie online (konferencja, koncert).

Event z wiedzą i i-event

To trend, który zaczyna być w Polsce coraz bardziej popularny. Ma łączyć wartości poznawcze z integracją uczestników. Zwykle wymaga ścisłego zaplanowania czasu jako, że impreza integracyjna, bankiet i zamówiony zespół to tylko część wieczoru).

W takich imprezach, w trakcie których szkolą się pracownicy firmy i klienci produktów inwestycyjnych, celuje firma Aktio Business&Invest Group z Poznania. Częścią zasadniczą są wykłady i całodzienna konferencja. Wieczorem przychodzi czas na galę z zespołem z Poznania (na gali jubileuszowej był zespół Audiofeels) oraz imprezę firmową. Po wieczorze następuje drugi dzień szkoleń, gdzie pracownicy po integracji zyskują nowe spojrzenie na firmę.

Podobną formę miały targi „Gmina 2009”, zorganizowane przez Forum Samorządowo-Biznesowe na Międzynarodowych Targach Poznańskich. Wykłady i konferencje o przepisach i możliwości pozyskiwania środków unijnych, zostały wzbogacone o występ Tria Smooth Jazzowego Magdaleny Cichockiej z Agencji Artystycznej Jazz Event z Poznania. Standardy jazzowe sprawdziły się w przestrzeni Targów znakomicie, skupiając skutecznie uwagę uczestników „Gminy” po ich warsztatach.

Dobrym rozwiązaniem, jeśli chodzi o kwestię połączenia zmysłów i oddziaływania przy pomocy wielu kanałów nadawczych (telewizja, ekrany led, materiał na telefony komórkowe z dyskretną promocją marki lub produktu), jest i-event, czyli event interaktywny. Taka forma sprawdza się na wspomnianych konferencjach, ale także wernisażach (gdzie np. Można oglądać logo marki wraz z występem zespołu z wernisażu, np. w kuluarach).

Tu świetnym przykładem jest występ zespołu grającego jazz w nowych aranżacjach – Cadillac' 58 z agencji Jazz Event, który wystąpił w czasie IX Międzynarodowego Festiwalu Fotografii w Łodzi. Dynamiczny koncert z licznymi wariacjami jazzowymi podniósł temperaturę festiwalu, a interaktywność wydarzenia dodatkowo korespondowała z tak przygotowaną oprawą muzyczną.

Event z odpowiedzialnością biznesu

W zasadzie większość trendów: tak nowoczesnych, jak i ekologicznych, mieści się w pojęciu event kreujący odpowiedzialny biznes. Pojęcie CSR (Corporate Social Responsibility) jest już dość popularne w świecie eventów i w świecie agencji, które organizują oprawę muzyczną i artystyczną. To przede wszystkim imprezy charytatywne, imprezy, gdzie organizatorzy dbają, żeby choć część funduszy poszło na szlachetny cel, zespoły na bankiet czy imprezę firmową, które pochodzą z „okolic”, a nie dolatują z odległych krajów, catering z akcentem lokalnym, transport pracowników busem, a nie indywidualnymi środkami transportu.

To także imprezy, które budują wizerunek firmy jako wspierającej inne – np. Event dla organizacji pozarządowej albo imprezy samych organizacji pozarządowych. Takim przykładem może być event Fundacji „Mam Marzenie”, który okrasił duet jazzowy Maciej Flaczyński i Paweł Rogoża z agencji Jazz Event. Marzeniem chorej dziewczynki z Poznania był wernisaż jej własnych obrazów. Był to wernisaż z prawdziwego zdarzenia - połączony z oprawą muzyczną i cateringiem. Event ten promował jednocześnie działalność fundacji. Trendów w branży eventowej jest wiele. Ważne, żeby robić je z głową i dbać o to, aby karmiły nie tylko ciała, ale także dusze i wnosiły swoją wartością artystyczną coś „ponad” to, co możemy zaoferować pracownikom czy uczestnikom na co dzień. Zróbmy więc z eventu prawdziwą sztukę!

Zespoły Jazz Event

sprawdż zespoły muzyki jazzowej, smooth jazzowej i klasycznej

BLOG JAZZ EVENT

prezentujemy przykłądy naszych realizacji

Zadaj nam pytanie

biuro@jazzevent.pl

Home | O Firmie | Oferta | Zespoły | Referencje | Kontakt